20 سنة إدارة (12)

تعتبر الاجتماعات هى أحد أدوات الإدارة المهمة لتحقيق أهدافه وهى أداة يزيد اللجوء إليها كلما ارتفع المستوى الوظيفى وصولًا إلى أعلى مستوى فى المؤسسة أو الشركة والذى تتركز أدواته فى الاجتماعات واللقاءات والاتصالات التليفونية والمكتوبة وتنتهى تقريبًا علاقته بالعمل الفنى الذى تقوم به المؤسسة.

للاجتماعات أغراض متعددة يمكن اختصارها فى ستة مجالات رئيسية هى اجتماعات لمتابعة موقف التطور المحرز فى مشروع ما أو اجتماع لاتخاذ قرار ما أو لحل مشكلة أو لتقريب أعضاء فرق العمل بعضهم ببعض أو لتوحيد المفاهيم وإتاحة ونشر المعلومات أو اجتماعات خاصة بالابتكار أو للتخطيط الاستراتيجى.

بالطبع هناك أنماط أخرى للاجتماعات كما قد يشمل الاجتماع أكثر من غرض من الأغراض السابق الإشارة إليها، إلا أن مشكلات الاجتماعات قد تعيق تحقيق الهدف ومنها عدم حضور جميع الأطراف أو الاسترسال فى نقاشات بيزنطية تجعل الخط الرئيسى والغرض الأساسى من عقد الاجتماع مفتقدين كما قد تتحول الاجتماعات إلى مشاحنات وصراعات أو بلا أى جدوى على الإطلاق وهى تلك التى يطلق عليها لفظ «مكلمة».

يكون العبء الأكبر على قائد الاجتماع الرئيسى والذى يجب أن يتمسك بوجود جدول محدد للاجتماع وزمن لمناقشة كل نقطة من نقاطه بالإضافة إلى الخروج بأمر ملموس قابل للقياس من كل من تلك النقاط.

يشير خبراء الإدارة بنصيحة مهمة نتيجة فشل أغلب الاجتماعات فى تحقيق الغرض منها وهو أن تقوم بإلغاء اجتماعك القادم والمعنى ببساطة أن تحاول إنجاز العمل بدون الحاجة لعقد اجتماع فالكثير من الأعمال من الممكن أن يتم إنجازها بدون الحاجة لذلك.

تكون المشكلة الأكبر عندما يكون أطراف الاجتماع فى مناطق جغرافية متباعدة ـ أو دول أخرى ـ وهو الأمر الذى يستنزف الكثير من الوقت قبل وبعد الانتهاء من الاجتماع حتى يصل كل طرف إلى محل عمله ويعود لاستئناف ما كان يقوم به من أعمال.

تلك المشكلة تم حلها جزئيًا بالإجبار خلال فترة وباء كورونا وذلك من خلال عقد مؤتمرات مرئية من خلال التطبيقات الكثيرة المخصصة لذلك والتى أظهرت أن الأساليب التقليدية تستهلك الكثير من الوقت والجهد والمال لإتمام تلك الاجتماعات وهو ما وضعه الكثير من المدراء فى حسبانهم وأتوقع استمرارهم فى استخدامه فيما بعد انتهاء هذا الوباء.

أمر مشابه يحدث وسيحدث بالنسبة لورش العمل والمؤتمرات والندوات فمن الممكن حاليًا التخطيط وعقد اجتماع بين أطراف متعددة يقطن كل منهم فى دولة مختلفة خلال خمس دقائق ويمكن الوصول إلى نتائج باهرة فيما يتبقى عدد من الأشخاص التقليديين الذين يرغبون فى انتهاء هذا الوباء ليعودوا سيرتهم الأولى لعقد تلك الاجتماعات المطولة عديمة الفائدة والجدوى.